Tema No.4 Como ser un administrador de proyecto eficaz

​Como ser un administrador de proyecto eficaz

En este primer punto se basa en las premisas de que una de las claves para ser un administrador de proyecto eficiente, es construir relaciones de cooperación entre los distintos grupos de personas para terminar el proyecto.

Con frecuencia el éxito o el fracaso dependen de la contribución de la alta administración.

A si mismo se analizan distintos fuentes de influencia y se utilizan para describir la forma en que los administradores de proyecto contribuyen el capital social. Este estilo de administración necesita una internación constante con distintos grupos de personas de quien dependen los administradores de proyecto.

En los siguientes temas se profundizaran sobre estas ideas mediante el análisis de la administración del equipo del proyecto y el trabajo con personas fuera de la organización.

Administrador o dirigir un proyecto.

El administrador de proyecto trabajaría con otro para elaborar un calendario, organizar un equipo de proyecto, mantener un registro del proyecto y anunciar lo que se tiene que hacer en seguida y todos pondrían manos a la obra.

Los participantes del proyecto se vuelven irritantes y se tienen que tomar en consideración lo siguiente:

No se complementan entre ellos.

Otros departamentos son incapaces de cumplir con sus compromisos.

Surgen problemas técnicos.

El trabajo toma más tiempo de lo esperado.

El trabajo del administrador del proyecto es hacer que el proyecto retorne el rumbo. Un administrador acelera ciertas actividades, piensa en forma de cómo resolver problemas técnicos, surge como pacificador cuando surgen las tensiones y hace las concesiones apropiadas entre tiempo, costo y alcance del proyecto.

Sin embargo, los gerentes del proyecto hacen más que apagar el fuego y mantener en curso el proyecto, también innovar y se adaptan a circunstancias de constante cambio.

Tiene que desviarse de lo planeado y presentan cambios significativos en el alcance del proyecto y programa para responder a las amenazas o a oportunidades.

Los administradores del proyecto son responsables de la integración de los recursos asignados para terminar el proyecto de acuerdo con el plan.

Un buen administrador aporta orden y estabilidad al formular planes y objetivos, diseñar estructuras y procedimientos.

Un liderazgo Fuerte, aunque por lo general es deseable, no siempre se necesita para terminar con éxito un proyecto. Los proyectos bien definidos que no se encuentran sorpresas significativas requieren poco liderazgo.

Se requiere de una persona especial para desempeñar de manera correcta ambas funciones. Algunos individuos son grandes visionarios con destreza para animar a las personas acerca cambio. De igual manera, hay otros individuos que son muy organizados y metódicos pero que carecen de la capacidad de inspirar a los demás.

Los líderes fuertes pueden compensar sus debilidades administrativas cuando tiene asistentes de confianza que vigilan y administran los detalles del proyecto.

No obstante, una de las cosas que hace que los administradores de proyecto sean tan valiosos para la organización es que tiene la capacidad de administrar y dirigir un proyecto.

Influencias como intercambio.

Para administrar con éxito un proyecto, un administrador debe de construir en forma hábil una red de cooperación entre aliados divergentes.

El principio básico es “una buena acción merece otra, y del mismo modo una mala acción merece otra (Algo a cambio a cambio).

Moneda relacionada con las tareas.

Esta forma de influencia viene de la capacidad del administrador del proyecto de contribuir a que los demás cumplan con su trabajo. Este tipo de moneda también se hace también se hace evidente compartir recursos con otros administradores de proyecto que lo necesita. Es un nivel mas personal tan solo puede significar que se le da ayuda directa un colega para resolver un problema técnico.

Otra forma de esta moneda incluye un esfuerzo extraordinario. Por ultimo compartir información valiosa que seria para otros administradores.

Moneda relacionada con la posición.

Esta forma de influencia se deriva de la capacidad del administrador de resaltar la posición de los demás dentro de una empresa.

Los administradores de proyecto confían en que una estrategia clave para obtener una buena operación de los profesionales en otro departamento y organización es buscar la forma en que estas personas queden bien con sus jefes.

Administración de los interesados del proyecto

Los administradores de proyecto primerizos están ansiosos por aplicar sus ideas y administrar a su gente para terminar con éxito su proyecto. Lo que pronto averiguan es que el éxito del proyecto depende de la cooperación de una amplia gama de individuos mucho de los cuales no le reportan directamente a ellos

Para ser eficiente un administrador de proyecto debe entender como afectar estos grupos al proyecto y desarrollar métodos para administrar esa dependencia. La naturaleza de esa dependencia se identifica a continuación

*El equipo del proyecto administra y completa el trabajo del proyecto.

*Los administradores del proyecto compiten en forma natural entre ellos para otros recursos.

*Los grupos de respaldo administrativo, como recursos humanos, sistemas de información, agentes de compras y mantenimiento, brindan servicios de respaldo valioso.

Monedas relacionadas con las relaciones

Estas monedas tienen más que ver con el fortalecimiento de la relación con alguien que cumple con las tareas del proyecto en forma directa. La esencia de esta forma es formar la relación que trasciende las fronteras profesionales y se extiende al área de la amistad.

Estas relaciones se desarrollan al dar un respaldo personal y emocional.

Quizá la forma más básica de esta moneda sea tan solo escuchar a los demás.

Relacionadas con:

•Visión

•Excelencia

•Rectitud ética

Monedas relacionadas con las personas

Trata con las actividades individuales y un predominante sentido de autoestima.

Esta forma de moneda puede también verse en expresiones sinceras de gratitud por las contribuciones de los demás, se debe tener cuidado al expresar la gratitud ya que se devalúa con facilidad si se utiliza en exceso

El administrador quizá tenga que confiar en las bases profesionales y de relación de influencia para ganar la cooperación de los demás.

Relacionadas con:

•Desafío/Aprendizaje

•Propiedad/Participación

•Gratitud

Elaboración de mapas de dependencias.

El administrador del proyecto y sus asistentes necesitan hacerse las siguientes preguntas:

•¿De quién necesitamos la cooperación?

•¿De quién necesitamos el acuerdo o la aprobación?

•¿La oposición de quien nos evitara cumplir con el proyecto?

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Muchos administradores de proyecto encuentra útil elaborar un mapa de estas dependencias ya que siempre es mejor sobreestimar que subestimar a las dependencias. Se debe tener en cuenta que esta información es vital para elegir la estrategia de influencia apropiada y la técnica para conducir negociaciones de ganar-ganar.

Administración mediantes recorridos (MBWA)

Managment by wandering around es un nombre inapropiado en cuanto a que hay un propósito/patrón detrás de los recorridos. Mediante las interacciones frente a frente, los administradores del proyecto son capaces de mantenerse en contacto con lo que en verdad sucede en el proyecto y construir la cooperación esencial para su éxito

Los administradores de proyecto eficientes inicial el contacto con los jugadores clave para mantenerse al tanto de los sucesos, anticipar los problemas potenciales, brindar aliento y reforzar los objetivos y la visión del proyecto.

En esencia ellos administran el proyecto al mantenerse en contacto con los diversos aspectos del proyecto se vuelven el punto focal de información de éste.

Los administradores eficientes encuentran el tiempo para interactuar de forma regular con los interesados más distantes. Se mantiene en contacto con los proveedores, vendedores y otros administradores funcionales. Mediante la comunicación frecuente desvían las preocupaciones de la gente acerca del proyecto, aclaran los rumores, advierten a las personas de los posibles problemas y establecen los cimientos para tratar con los obstáculos en una forma más eficiente.

Administración de las relaciones ascendentes

La investigación señala, de manera consistente que los éxitos del proyecto está muy afectado por el grado de respaldo que tiene de la administración superior. Dicho apoyo se refleja en un presupuesto apropiado, en la sensibilidad a las necesidades inesperadas y una clara señal a los demás de la importancia de la cooperación.

Nada establece el derecho de un administrador a ser líder más que su capacidad de defender.

Los administradores de proyecto deben ser abogados eficaces, deben ser capaces de hacer que la administración superior abandone las demandas irrazonables, brinde recursos adicionales y reconozca los logros de los integrantes del equipo, tambien tienen que aceptar diferencias profundas en perspectiva y volverse muy hábiles en el arte de persuadir a los superiores.

Dirigir por medio del ejemplo​

Un estilo administrativo notorio permite construir relaciones de cooperación, además propicia el uso de la herramienta mas poderosa: su propio comportamiento.

Es normal que ante la incertidumbre, las personas imiten el comportamiento de los superiores. El comportamiento de un administrador de proyecto simboliza el como deben trabajar las personas en un proyecto… predicar con el ejemplo…

Prioridades

Es fácil identificar las prioridades de los administradores de proyectos por como emplean su tiempo. Si un administrador dice que un proyecto es critico pero dedica mas tiempo a otro proyecto, no es coherente y pierde credibilidad.

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Si por el contrario el administrador dedica tiempo a un proyecto, ratifica la importancia de éste.

Urgencia

Se puede transmitir un sentido de urgencia determinando vencimientos rígidos, reuniones frecuentes y soluciones para acelerar el proyecto .

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Estas herramientas son utilizadas para aumentar el ritmo del proyecto pero pierden su eficacia si en el administrador no refleja un cambio, basta con aumentar el ritmo en sus patrones diario, como caminar y hablar mas rápido, entrar mas temprano y salir mas tarde, con acciones como esta se puede transmitir y reforzar un sentido de urgencia al resto del equipo.

Cooperación

La forma en que los administradores traten a las personas externas al proyecto influye en el trato que el resto del equipo dará.

Si un administrador trata de forma despectiva a alguna persona o un grupo de personas, su colaboradores lo harán también, si por el contrario se establece un norma de tratar con respeto y mostrar sensibilidad ante sus necesidades, es probable que el resto del equipo lo haga.

Estándares de desempeño

Si un administrador quiere que su equipo excedan las expectativas de los proyectos, se tiene que exceder las expectativas de los de mas sobre un buen administrador de proyectos.

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Establecer estándares elevados para un proyecto, Responder con rapidez, preparar y reunir reuniones claras, mantenerse al tanto de temas cruciales, facilitar soluciones y mantener firmeza en temas importantes.

Ética

La respuesta de los integrantes del equipo ante dilemas éticos estará influida por la respuesta del administrador en disyuntivas similares.

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Si un administrador presenta comportamientos éticamente cuestionables, manda una señal indicando que dichos comportamientos son aceptables.

Ética y la administración de proyectos

Los dilema éticos incluyen situaciones donde resulta difícil determinar si la conducta es correcta o equivocada, muchas empresas publican un código de conducta, señalándolo como pasos importantes aunque limitados. La mayoría de administradores hablan de la ética como su propio sentido del bien y el mal, su brújula interna.

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El sentido común refleja sus valores personales y el comportamiento ético propicia una buena reputación que es necesaria para establecer confianza y ejercer influencia de forma eficaz.

Construcción de la confianza: La clave para ejercer influencia

Los administradores de proyectos exitosos necesitan tener influencia de forma tal que construya y sostenga la confianza de los demás.

La confianza facilita las interacciones y permite tomar las acciones e intenciones de las personas por lo que son.

Una forma de entender la confianza es verla como una función de carácter y competencia, respondiendo a las preguntas ¿Quién quiere hacer lo correcto? Y ¿Alguien sabe las cosas correctas que se deben hacer?

Solución de problemas

La forma en que un administrador responde a un problema, marca la tendencia del comportamiento de los demás. Si una mala noticia se contesta con ataques verbales, el resto del equipo evitara ser sincero.

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Si se enfoca en buscar un culpable, todos intentarán cubrir sus faltas y buscar culpables. Si por el contrario se busca aprender de los errores y tomar ventaja de ellos convirtiéndolos en oportunidades, es mas probable que los demás tomen una actitud proactiva ante algún problema.

CUALIDADES DE UN ADMINISTRADOR DE PROYECTOS EFICAZ

Se podría decir que en un principio la administración de proyectos pudiera ser engañosa, es una disciplina ,en cuanto hay una lógica para elaborar un plan de avance en el proyecto .

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•Innovar y mantener la Estabilidad

Es proponer ideas nuevas y la vez que estás tengan sentido ligado a la misma razón o van encaminadas al mismo proyecto.

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•Ver la imagen completa mientras se ensucia las manos.

Esto se refiere más que nada a ver todo el panorama del trabajo y ver si surge que su vez algún detalle que no se halla captado a primera vista, es importante colaborar en cada aspecto del proyecto por mínimo que este sea.

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•Alentar a los individuos pero estimular al equipo.

En este caso los administradores se dan a la tarea de motivar y alentar como se menciona al equipo teniendo en cuenta que cada punto del proyecto es importante para salir adelante demostrando el esfuerzo del trabajo tiene su recompensa.

•Manos afuera /manos adentro

En este punto se da la tarea de que el administrador debe saber cuándo es necesario ayudar al equipo en una situación de estancamiento y en ocasiones deberá dejar que el equipo tenga la iniciativa de saber enfrentar el reto sin su ayuda hasta cierto punto.

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•Flexible pero firme

Los administradores deben ser adaptables más que nada al cambio en ocasiones aunque no se tenga contemplado alguno, también se dice que son los que deben estar al pie del cañón no doblegarse por dura que este la situación y desmostar que siempre hay un último reto que hay que superar.

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•Lealtades del equipo frente a lealtades organizacionales.

Esto quiere decir sin más detalle tener siempre en mente los principios e ideales del proyecto a pesar de cualquier dicho externo que pueda preocupar o hacer dudar a los del equipo tenerlo en mente y trabajarlo.

•Ser proactivo

Son acciones pequeñas que ayudan a prevenir preocupaciones a futuro antes que estas sucedan, los administradores de sistemas no pueden ser quejumbrosos.

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•Elevada inteligencia emocional.

Un administrador de proyectos no puede ser débil, debe saber cómo controlar sus emociones y saber cómo actuar ante ellas y no regirse por las mismas.

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•Perspectiva general de negocios.

Como la función principal de un administrador de proyectos es integrar las contribuciones de distintos negocios, y disciplinas técnicas es importante que tengan una idea general de los fundamentos de negocios y cómo interactúan en las distintas disciplinas para contribuir a un gran negocio exitoso.

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•Administración eficaz del tiempo.

El tiempo es lo más caro de conseguir y en su caso es escaso saber administrar los tiempos de cada proceso, también planear en que se ocupa con las prioridades necesarios y rapidez.

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•Optimista.

Los administradores de proyectos deben tener una actitud asertiva y saber cómo trasmitirlo a sus elementos saber encontrar el lado positivo al lado malo.

Para finalizar

En función de un administrador exitoso se debe a construir y seguir trabajando sobre una red de cooperación mano a mono hombro con hombro con los aliados, los administradores de proyectos eficientes son hábiles para adquirir y ejercer una amplia gama de que a su vez saben manejarla con su entorno y llevarla de la mano a un plan de acción , también de esto un ciclo de confianza que genera mayor trabajo en equipo hacia el proyecto.