Etapas de la Administración del Proyecto

Fase 1: inicio

La fase de iniciación del proyecto consiste en revisar la propuesta antes de revisar su planificación formal para verificar su pertinencia en relación con los objetivos de la organización donde se llevará a cabo, y aprobarlo en su caso analizando el objetivo del proyecto el producto que se va a entregar y los elementos del contexto en que se plantea. Es deseable contar con un estimado preliminar de tiempos costos y riesgos.

La iniciación del proyecto es la primera fase que consiste principalmente en la autorización y registro formal de un nuevo proyecto o en la continuación de la siguiente etapa de un proyecto en desarrollo, termina con el aviso de aceptación.

El siguiente procedimiento a utilizar para la fase de iniciación se sugiere tener los siguientes puntos:

1. Objetivo del procedimiento

2. Alcance del procedimiento

3. Elaborar el enunciado del trabajo a realizar

4. Aprobar el proyecto, generar y distribuir el acta del proyecto

5. Designar al director del proyecto

6. Formatos para la iniciación del proyecto

1. Objetivos del procedimiento:

2. Debe ser una guía práctica para que la autoridad competente apruebe el proyecto, nombrar y conferir la autoridad necesaria al director del proyecto y comunicar oportunamente a los interesados su aprobación.

3. Alcance del procedimiento:

4. Este procedimiento se utiliza para autorizar el inicio de los proyectos de toda la organización. La iniciativa de un proyecto puede surgir en cualquier área de la empresa o en una entidad externa y en cualquier momento. Debe contar con la aprobación de la autoridad competente previa consulta a las personas involucradas en el proyecto.

5. Elaborar el enunciado del trabajo a realizar:

6. El enunciado del trabajo es un documento que describe principalmente el objetivo a lograr y el producto a entregar al cliente interno o externo a la empresa al finalizar el proyecto esto constituirá un insumo básico para iniciar la planificación del proyecto.

7. Este documento puede contener:

8. El objetivo del negocio del proyecto

9. La descripción del producto a obtener

10. El contexto en el cual se plantea el proyecto, lo que permitirá a la autoridad saber si la propuesta es pertinente en relación con las metas de la organización.

11. Objetivos:

12. Dejar claramente el objetivo del proyecto, el producto final a entregar y sus posibles impactos, así como asegurar la adecuación del proyecto con los objetivos de la organización en el mediano y largo plazo.

13. Para redactar el enunciado del trabajo, contaremos con la entrada, el proceso o acciones a seguir y la salida o producto de la fase.

14. Entradas:

15. Requisitos del proyecto

16. Procesos:

17. La redacción del enunciado del trabajo la realiza el director del proyecto después de entrevistar al cliente y elaborar un diagnóstico preliminar mediante la aplicación de un cuestionario predefinido, lo cual le permitirá obtener los requisitos del proyecto.

18. Elaborar un documento denunciado del trabajo, el cual deberá contener los elementos que ayuden a la toma de decisión sobre la conveniencia del proyecto como son:

19. Objetivos del proyecto: se recomienda que la redacción del objetivo sea tipo SMART, es decir, específico, medible, alcanzable, realista y en un tiempo determinado.

20. Para obtener la descripción del producto es preciso contar con los requisitos del cliente y tomar en cuenta modelos, estándares o normas existentes aceptándose en la industria de que se trate, como modelos de referencia para desarrollar la descripción del producto a lograr.

21. Salidas:

22. Documento del enunciado del trabajo a realizar

23. Aprobar el proyecto, generar y distribuir el acta del proyecto:

24. Objetivos:

25. Poner a consideración de la autoridad competente el proyecto y obtener su visto bueno y compromisos para la realización de la etapa siguiente. Así mismo, realizar el registro formal del proyecto en el archivo.

26. Para la redacción del acta mostraremos a continuación la entrada para esta fase, el proceso o acciones a seguir para lograr el resultado y la salida o producto de la fase.

27. Entrada:

28. Enunciado del trabajo.

29. Procesos:

30. La aprobación del proyecto se sugiere que se realice de manera colegiada, pudiendo intervenir los encargados de área, gerentes o directores relacionados con el proyecto y otros actores directamente relacionado.

31. El acta debe ser comunicada a todas sus partes y a todos los niveles de la organización que se verán involucrados.

32. La autoridad, el director del proyecto y los demás participantes deberán tener claro quién es el destinatario, cuales son los objetivos que se pretenden y comparar estos con los criterios y lineamientos departamentales y o institucionales relativos al proyecto.

33. De juzgarse necesario se realizara un estudio de factibilidad, ya sea mercadotecnia, técnica o financiera.

34. El proceso no debe dejar dudas acerca de la autoridad que se transfiere al director del proyecto, para administrar los recursos y encomendar los encargos necesarios para desarrollar el proyecto.

35. Cada proyecto autorizado se dará de alta en el archivo correspondiente.

36. Salida:

37. Proyecto formalmente aprobado

38. Acta constitutiva del proyecto

39. Socialización del proyecto

40. Designar al director del proyecto

41. Objetivos:

42. Elegir y nombrar al director del proyecto con el perfil deseable para asumir el rol correspondiente.

43. Entrada:

44. Enunciado del trabajo

45. Procesos:

46. Consiste en una secuencia de pasos que forman parte de la aprobación y que deben efectuar la autoridad en consulta con el patrocinador y otros interesados.

47. Preguntas guía:

48. Cuál es el perfil idóneo del director

49. La persona candidata es adecuada y tiene disponibilidad

50. Conoce el método del trabajo aplicable al caso

51. Tiene conocimiento sobre administración de proyectos

52. Maneja el tema del área de aplicación

53. El nombramiento del director deberá realizarse en función de su capacidad real para conducir el proyecto, deberá tener competencias tanto en el área técnica como en el administrativa, se confirmará su disponibilidad de tiempo y la aceptación de la persona elegida.

54. Salida:

55. Director oficial del proyecto nombrado formalmente

Errores cometidos frecuentemente en esta fase

1. No está claro quién es el cliente y se aprueba el proyecto

2. No se verifico la disponibilidad de tiempo y los recursos financieros del destinatario y no se logró su compromiso formal hacia el proyecto

3. Los productos a entregar no están bien definidos

4. Los participantes previstos, no cuentan con las competencias necesarias para sacar adelante el proyecto

5. La redacción y forma de difusión del acta del proyecto, no propician la valoración de la importancia del proyecto por parte de los involucrados

Criterios de terminación

1. El criterio de finalización de esta fase aplica solo si existe un documento completo que contenga todos los elementos descritos en el acta del proyecto y se dispone de un director competente.