Ejecución y control del Proyecto

Fase 3

La ejecución comienza durante el desarrollo del plan de proyecto al seleccionar a los proveedores, al administrar sus contratos, asegurar la calidad, integrar al equipo y distribuir la información de acuerdo con los criterios preestablecidos en el plan de proyectos.

El objetivo primordial del proceso de ejecución es obtener los entregables del proyecto además del reclutamiento del recurso humano y su integración. Este proceso tiene la finalidad de comunicar a los interesados el estado de los productos y del trabajo realizado.

El proceso de seguimiento y control tiene el objetivo de observar los desempeños y recomendar acciones correctivas así como controlar los cambios al alcance del proyecto para poder aprobar y formalizar actualizaciones que dan como resultado una nueva línea base del proyecto. De lo anterior se desprende que la fase de ejecución y control coinciden en el tiempo e interactúan entre sí para obtener los entregables de acuerdo con los requerimientos del cliente.

Ejecución

El proceso de ejecución coordinado por el administrador consiste en obtener los productos entregables del proyecto, teniendo en cuenta personas y recursos siguiendo el alcance definido. Los subprocesos de la ejecución del proyecto son.

1. Obtener los entregables

2. Asegurar la calidad de los procesos del proyecto

3. Desarrollar el equipo de trabajo

4. Distribuir la información del proyecto

5. Realizar las licitaciones.

Durante esta fase se busca asegurar también que el trabajo que se está realizando se apegue a los procesos del proyecto tal y como han sido definidos mediante acciones de aseguramiento de la calidad. Así mismo es el momento de efectuar lo acordado en plan de recursos humanos sobre el reclutamiento del equipo de trabajo, de igual manera es el momento para que el administrador se haga cargo de la distribución de la información entre los involucrados en el proyecto.

Durante esta etapa se abre la convocatoria a las licitaciones previstas entre los proveedores potenciales a considerar.

Seguimiento y control

Al efectuar el seguimiento de proceso y control se verifica por un lado el logro de los productos de acuerdo con el alcance predeterminado y se formaliza la afectación del cliente conforme se van logrando.

Por otro lado se observa y mide regularmente el rendimiento del equipo de trabajo para detectar variaciones en el plan del proyecto y recomendar acciones correctivas. Durante este proceso se realiza el control de los cambios, analizando y aprobando o rechazando solicitudes de modificación al plan, este seguimiento y control incluye estar al pendiente del alcance, el cronograma, el presupuesto, los recursos humanos la calidad y los riesgos.

Los subprocesos del seguimiento y control del proyecto son:

1. Supervisar el trabajo

2. Gestionar el control de cambio

3. Verificar el alcance de los productos obtenidos

4. Controlar el alcance cronograma costos y calidad

5. Administrar al personal

6. Reportar el desempeño del proyecto

7. Operar el control de la respuesta a riesgos

8. Administrar los contratos

Adicional mente se administra la relación con los interesados del proyecto manejando el proceso de comunicación de manera tal que se informe a todos de los cambios aprobados y se resuelvan posibles problemas entre ellos. Por ultimo en este proceso se administran los contratos con proveedores para el logro de los objetivos establecidos.

Técnicas de seguimiento y control del Proyecto sugerido

1. Bitácoras

2. Revisiones Técnicas y administrativas.

3. Seguimiento y control de tareas

Documentos de ejecución Seguimiento y Control

La principal entrada de los procesos de ejecución seguimiento y control es el plan del proyecto y la salida más relevante es la documentación asociada con los productos entregables en el proyecto.

Documentación de los productos

Usualmente está constituida por los manuales técnicos y de usuarios correspondientes.

Los errores cometidos frecuentemente son:

1. La documentación está incompleta

2. Es de difícil lectura y comprensión

3. No sigue un estándar en estructura técnicas y redacción

Criterios de Terminación

En esta fase debe contar al final con un juego de manuales completos, claros y estandarizados.